Wo und in welcher Sprache kann man schlesische Urkunden bestellen ?

Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden der Standesämter im heutigen Polen bestellt man direkt dort, wo die entsprechenden Personenstandsbücher heute lagern. Dazu muss man wissen: Die Personenstandsbücher über Geburten, Heiraten und Sterbefälle im heutigen Polen verbleiben nur so lange im Standesamt bis der letzte Eintrag 100 Jahre alt und das Buch voll ist. Danach werden sie an das zuständige Staatsarchiv abgegeben.

Seit 1945 gibt es in Schlesien in den Dörfern keine Standesämter mehr. Das zuständige Standesamt findet man nun in der Kreis- oder Bezirksstadt. Wie Sie zu der Adresse des Standesamt bzw. der Gemeindeverwaltung kommen, steht hier

Auf der so gefundenen Website der Gemeinde findet man dann die Öffnungszeiten, falls man persönlich beim Standesamt vorsprechen möchte.
Hier einige Übersetzungen, damit Sie sich auf der polnischen Site zurecht finden:

USC = urzedow stanu cywilnego = Standesamt,
Dane adresowe USC = Datenbank der Standesamts-Adressen,
miasto = (Polnischer Name der Kreis-) Stadt,
szukaj = suche,
powiat = Kreis bzw. Bezirk,
Urzedy Miast i Gmin = Behörde der Stadt (Stadt-Verwaltung),

urodzenia = Geburt,
chrztu = Taufe,
malzenstwa = Heirat,
sluby = Eheversprechen,
zgony = Todesfälle,
Pogrzeby = Bestattungen.

Hier finden Sie die Adressen der schlesischen Staats- und Diözesan-Archive.

Beachten Sie, dass seit dem 01. Oktober 1874 (Einführung der Standesämter in Preußen) nur Standesämter gültige Urkunden für öffentliche Verwendung (Behörden) erstellen können. Diese müssen beglaubigt sein.

Die Anfragen sollten unbedingt in polnischer Sprache erfolgen, sonst können sie oft nicht bearbeitet werden und kommen deshalb zurück. Das, was beantragt wird, sollte so genau wie möglich beschrieben sein, auch um teure Sucharbeiten zu vermeiden!

Auch in Polen gibt es einen Datenschutz ganz ähnlich jenem in Deutschland. Aus jenen Personenstandsbücher, die noch in den Standesämtern liegen, kann deshalb in der Regel nur jene Person Urkunden erhalten, die in der Urkunde selbst genannt wird oder deren Angehörige in direkter Linie, was u.U. zu beweisen ist. Die direkte Abstammung braucht man oft nicht in Polnisch nachzuweisen. Es sollten Kopien von Papieren reichen. In der Regel sollte es genügen, die Kopie einer entsprechenden Geburtsurkunde (vom Anfragenden oder der berechtigten - eng verwandten- Person [Elternteil / Großelternteil] zu schicken. Sollte aber KEINE direkte Verwandtschaft in gerader Linie gegeben sein, benötigt man eine Vollmacht eines direkt Verwandten. Und diese sollte besser in polnischer Sprache und beglaubigt sein!
Tipp: Ein professioneller polnischer Genealoge kann in komplizierten Fällen oft sehr helfen.

Welche Varianten einer Urkunde gibt es ?

Personenstands-Urkunden können in 3 Varianten beantragt werden:

a) Auszug aus dem Personenstandsbuch. Das bedeutet, es wird in einen polnischen Vordruck eingetragen, was der Bearbeiter - in der für ihn fremden Sprache - liest und dann ins Polnische übersetzt, nur auszugsweise je nach Anfrage.
Hauptproblem ist, dass der Text oft auch für Deutsche bereits schwer lesbar und übersetzbar ist.

b) Vollständiger Auszug aus dem Personenstandsbuch. Das bedeutet, es wird in einen polnischen Vordruck eingetragen, was der Bearbeiter - in der für ihn fremden Sprache - liest und dann ins Polnische übersetzt, so vollständig,
wie das Formular es zulässt. Tatsächlich enthält deshalb der "Vollständige Auszug" auch NICHT die volle Information des Personenstandsbuch-Eintrags und trägt die Schwächen des Lesens und der Übersetzung.

Nach meiner Kenntnis verfügen die Staatsarchive NICHT über die polnischen Formulare für Auszüge aus Personenstandsbüchern. Deshalb sind deren fei formulierte Auszüge ein klein wenig besser brauchbar. Aber die Probleme des Lesens und Übersetzens bleiben auch hier.

c) Fotokopie des Eintrages im Personenstandsbuch, Fachausdruck: z. B. "Anzeige zum Sterbefall". Darauf besteht kein ANSPRUCH! Es ist eine KANN-Leistung, die auch voraussetzt, dass das Buch dafür geeignet und eine Einrichtung zur Kopie (Scanner, Drucker bzw. Fotokopierer) vorhanden ist. Es ist wohl keine Frage, dass diese 3. Variante das Optimum für die Genealogen darstellt. Deshalb kann ich nur dringend empfehlen, diese Variante zu bestellen! Ersatzweise eine "vollständige Abschrift des Geburtseintrags" ("Odpis zupelny aktu urodzenia") oder „vollständige Abschrift eines Heiratseintrags“ („Odpis zupelny aktu malzenstwa“) oder „vollständige Abschrift eines Sterbeeintrags“ („Odpis zupelny aktu zgony“), damit Sie sicher gehen, daß auch alle Informationen mitgeteilt werden, was bei der gängigen gekürzten Abschrift des Eintrags NICHT der Fall wäre.
Das Sprichwort sagt: "Mit dem Hute in der Hand, kommt man durch das ganze Land."
Es sagt uns, dass eine höfliche Anfrage mehr Aussicht auf Erfolg bringt!

Sonderfall: Urkunden, die noch dem Datenschutz unterliegen

Es ist das "berechtigte Interesse" nach zu weisen! Das ist regelmäßig bei Anforderungen beim Standesamt nötig. Dazu in Kopie oder Scan den Personalausweis des Antragstellers, die Heiratsurkunde, Geburtsurkunde der Mutter oder Oma .. mit dem Antrag einsenden, um zu zeigen, dass man in "gerader Linie" verwandt ist.

Sonderfall: Beglaubigte Urkunden

Beglaubigte Urkunden gibt es entweder in der Amtsprache - dass ist dann in Polnisch - oder in der internationalen Form in ca. 15 internationalen Sprachen (das spart spätere Übersetzungskosten) und ist natürlich teurer.
Aber: Seit 2010 werden von polnischen Behörden - also auch von Staatsarchiven - infolge einer EU-Vorschrift beglaubigte Urkunden nur noch an eine Kontaktadresse in Polen geschickt. Polen hält sich daran (in der Regel, es gibt löbliche Ausnahmen). Falls eine Kontaktadresse in Polen laut Bestellung nicht verfügbar ist, bleibt die beglaubigte Urkunde bei den Akten, bis die Urkunde abgeholt wird!
Wenn man die Urkunde für Behörden, Gerichte, Erbschaftsverfahren braucht, ist für die Verwendung im Ausland (von Polen her gesehen) zusätzlich eine Apostile (Amtliche Beglaubigung) erforderlich. Diese erteilt eine Behörde oder Notariatskanzlei ab 50 €.
Auch deshalb sollte man in der reinen Familienforschung immer klar schreiben, dass man nur eine unbeglaubigte Urkunde beantragt.

Ein interessanter Link

Briefvorlage an ein Archiv zur Beschaffung einer Urkunde aus Polen.


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Letzte Erweiterung am 25. November 2016.   ©   Dr. Claus Christoph, Hemmingen